Génération des lettres aux éditeurs

Votre document est prêt. Vous devriez à présent disposer de deux fichiers Word :

Documents à envoyer aux éditeurs

L’un correspond à votre lettre d’introduction, d’une longueur d’une à deux pages, et l’autre à votre manuscrit.

Vous pouvez à présent créer les lettres destinées aux éditeurs.

Pour ce faire, munissez-vous d’un fichier d’éditeurs. Vous pouvez créer un fichier vous-même à l’aide des PagesJaunes, ou solliciter une copie de la liste d’éditeurs établie par la Maison de écrivains et de la littérature.

Assurez-vous que votre liste d’éditeurs, établie sous Excel, comporte les colonnes suivantes :

• Nom ;
• Adresse 1 ;
• Adresse 2 ;
• Code postal ;
• Ville

Liste d'éditeurs sous Excel

Retournez sous Word, et créez des champs de publipostage. Il s’agit d’insérer, au niveau de l’adresse de la lettre d’introduction, des éléments de publipostage permettant la création automatique d’un grand nombre de lettres à partir d’une base de données d’adresses.

Affichez tout d’abord la barre de publipostage de Word. Pour ce faire, allez dans Outils, Publipostage, et cliquez sur l’option permettant d’afficher la barre d’outils de publipostage.

Affichage de la barre d'outils de publipostage

Cette barre ressemble à ceci :

Barre d'outils de publipostage sous Word

Elle comporte de nombreux boutons, dont quelques uns nous seront utiles.

Commencez par sélectionner votre base de données dont vous allez tirer les adresses des éditeurs. Il s’agit en l’occurrence du fichier Excel mentionné plus haut. Cliquez sur le bouton d’ouverture de source de données pour ce faire.

La fenêtre « Sélectionnez la source de données » vous propose ensuite de naviguer dans l’arborescence de votre disque dur pour retrouver le fichier Excel en question.

Sélectionnez votre fichier Excel

Attention : Assurez-vous que le fichier n’est pas déjà ouvert sous Excel avant d’y accéder par le biais de l’outil publipostage de Word.

Après avoir ouvert le fichier, sélectionnez la feuille de votre classeur Excel contenant la liste d’éditeurs.

Sélection de la feuille de calcul contenant la liste d'éditeurs

Assurez-vous de cocher la boîte indiquant que la première rangée de votre tableau comporte les noms des colonnes.

Attention : En raison d’un bug sous Word, ne mettez pas de caractères non alphabétiques, accentués ou d’espaces dans le nom de votre feuille de tableur Excel. Ainsi, si la feuille s’appelle « liste d’éditeurs », renommez-la « listeediteurs ». C’est moins lisible, mais cela présente l’avantage de fonctionner.

Renommage de la feuille de calcul

Si votre liste est bien formatée, Word devrait à présent vous permettre d’insérer des champs dans votre lettre de présentation. Vous pouvez voir une liste des champs disponibles en cliquant sur le bouton « Insérer les champs de fusion », sur votre barre d’outils de publipostage.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, présentant la liste des champs à votre disposition.

Liste des champs de fusion disponibles

Le bouton « insérer » vous permet de placer le champ sélectionné dans votre document à l’endroit de votre choix. Fermons cette fenêtre – nous la rouvrirons plus tard.

Placez votre curseur dans le document, à l’emplacement du nom de l’éditeur, à la première ligne du bloc contenant les coordonnées du destinataire.

Insertion du champ de publipostage (1/2)

Ouvrez de nouveau la fenêtre d’insertion de champs de publipostage, sélectionnez la ligne « Nom », et cliquez sur Insérer. Le champ « Nom » est ajouté à la première ligne du bloc d’adresses.

Supprimez le texte qui se trouvait anciennement à la première ligne du bloc d’adresses, « nom de l’éditeur » dans notre démonstration. Vous obtenez un bloc d’adresse du destinataire présenté comme suit :

Insertion du champ de publipostage (2/2)

Vous pouvez tester la fonction de publipostage dès maintenant. Cliquez sur le bouton « ABC » (mode publipostage) et affichez l’ensemble des enregistrements de votre base de données à l’aide des flèches directionnelles de la barre d’outils de publipostage.

Passer en mode publipostage

Comme vous le voyez, le champ « Nom » est remplacé par les différents noms des maisons d’édition de votre base.

Attachez-vous à présent à insérer les autres champs de publipostage de votre base, c’est-à-dire les deux lignes d’adresse, le code postal et la ville. Je vous suggère d’insérer une ligne intitulée « Service des manuscrits » entre la ligne « Nom » et la ligne « Adresse 1 ».

Le bloc destinataire de votre lettre devrait ressembler à la représentation suivante :

Bloc destinataire avec champs de publipostage

Cliquez de nouveau sur le bouton « ABC » (mode publipostage) pour vous assurer que le publipostage fonctionne bien, et que l’ensemble des adresses s’affichent correctement.

Vous pouvez à présent procéder à la création du document final, qui comprendra autant de pages que d’éditeurs (si votre lettre d’introduction fait une page, ce que nous vous recommandons).

Enregistrez votre travail.

Cliquez sur le bouton « Fusionner vers un nouveau document ».

Une boîte de dialogue s’affiche. Cliquez sur « Tous ».

Fusionner tous les enregistrements

Vous créerez ainsi un nouveau document Word, indépendant du précédent, contenant l’ensemble de vos lettres d’introduction. Assurez-vous qu’il y a autant de lettres qu’il y a d’éditeurs. En effet, Word interprète parfois les lignes vides en bas de votre tableau Excel comme des adresses. Si vous avez des lettres dont le bloc destinataire est vide, effacez-les. Ainsi, dans l’exemple suivant, les trois dernières lettres sont à effacer, car leur bloc d’adresse destinataire est vide.

Exemple de publipostage avec blocs destinataires vides

Sauvegardez votre nouveau document, que vous pouvez appeler « lettre aux éditeurs – publipostage.doc ».

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